Dott. Renato Romano
Direttore Generale degli Archivi Notarili

e per conoscenza

On. Vittorio Ferraresi
Sottosegretario alla Giustizia

Dott. Raffaele Piccirillo
Capo di Gabinetto

Oggetto: Piano Organizzativo Lavoro Agile degli Archivi Notarili – osservazioni

La bozza di POLA trasmessa per le osservazioni alle Organizzazioni Sindacali, nel primo paragrafo, opera l’analisi del contesto interno in una prospettiva evolutiva ed afferma che per gli Archivi Notarili – amministrazione con ordinamento e gestione finanziaria separati, articolata in 1 Ufficio Centrale, 5 ispettorati circoscrizionali, 91 archivi distrettuali e 13 archivi sussidiari per lo svolgimento di importanti specifiche attività, in aggiunta a quelle amministrative e contabili ordinarie, ossia attività archivistiche, di controllo sulla funzione notarile, di certificazione, di ricevimento di atti pubblici, di riscossione delle tasse di competenza, di vigilanza sugli archivi notarili mandamentali – “l’attuale dotazione organica [18 dirigenti e 502 unità di personale delle aree], così come rideterminata con il regolamento di riorganizzazione del Ministero della Giustizia adottato con DPCM 84/2015 risulta del tutto inadeguata per poter assicurare i rilevanti compiti istituzionali e i servizi all’utenza che alla stessa fanno carico”. Il documento poi aggiunge: “la prospettata esigenza di una modifica normativa atta a riequilibrare il sistema con un aumento di 30 unità in area terza e 90 unità in area seconda ha avuto la piena condivisione del Ministro della Giustizia, anche se non è ancora approdata all’auspicato intervento normativo”.
Il documento evidenzia la situazione dell’organico ma tace su due punti fondamentali: le cause del sottodimensionamento ossia i tagli all’organico imposti dalle leggi, in particolare dalla cd Spending Review, che solo in questo settore della Giustizia, nell’assoluta noncuranza dei ministri di turno, hanno avuto una applicazione integrale ossia senza alcuna deroga e la
circostanza che non solo l’UCAN ma tutti ossia lavoratori, RSU ed organizzazioni sindacali hanno chiesto l’ampliamento degli organici e che tutte le istanze sono naufragate nella totale indifferenza dei ministri di turno. Non sorprende poi che, in tale contesto, la Legge di Bilancio 2021 abbia previsto per tutte le amministrazioni della Giustizia ad eccezione degli Archivi Notarili il rifinanziamento del Fondo Risorse Decentrate (già Fondo Unico di Amministrazione) che si traduce in un aumento del salario accessorio dei lavoratori ed in ulteriori progressioni economiche ed abbia previsto sì un incremento dell’organico ma per la sola amministrazione penitenziaria (100 unità di area terza).
Se l’organico è sottodimensionale rispetto alle reali esigenze dell’amministrazione, ancor più grave è la carenza di personale. Il documento sull’argomento fornisce dati prospettici precisi quanto allarmanti: su un organico complessivo di 520 unità, “meno 132 unità nel 2021, meno 145 unità nel 2022 e meno 163 unità nel 2023”. I lavoratori ben conoscono questa situazione perché da tempo sono chiamati a tappare i buchi negli uffici attraverso gli istituti della reggenza e dell’applicazione che ormai non costituiscono più eccezioni per ovviare ad emergenze bensì sono divenuti nel tempo strumenti ordinari per assicurare lo svolgimento dell’attività degli uffici. Tali istituti sovente vengono disposti dalla Amministrazione anche contro la volontà dei dipendenti e senza alcun significativo incentivo economico e giuridico.
Proprio perché la situazione è oggettivamente grave sorprendono i numeri delle assunzioni programmate nel biennio 2021/2022, a fronte della proiezione delle scoperture, indicati nella bozza di POLA: per l’anno 2021 con una scopertura di 132 unità solo 24 assunzioni complessive (2 dirigenti, 12 assistenti amministrativi e 10 conservatori); per l’anno 2022 con una scopertura di 148 unità solo 45 assunzioni complessive (8 funzionari contabili, 2 funzionari informatici, 6 assistenti informatici, 3 conservatori, 20 assistenti amministrativi, 6 ausiliari). Pur consapevoli dei limiti imposti alle assunzioni dalla legislazione vigente, non si può certo negare che le assunzioni programmate, anche nella ipotesi in cui dovessero effettivamente realizzarsi, sono del tutto inadeguate a colmare i vuoti ed a consentire all’amministrazione, già in gravissima sofferenza, di recuperare efficienza.
Ancor più sorprendente è la soluzione prospettata dall’amministrazione per ovviare alla carenza di personale ed al sottodimensionamento dell’organico. La stessa, infatti, invece di ricercare rimedi, anche legislativi, per reperire risorse umane propone la riduzione delle strutture operanti sul territorio (“l’endemica carenza di risorse umane, destinata ad aggravarsi nel medio-lungo periodo, impone, in primo luogo, la riduzione delle strutture operanti sul territorio attraverso una contrazione del numero degli Archivi notarili distrettuali, allo studio dell’amministrazione, e la pressoché totale soppressione degli Archivi notarili distrettuali che degraderebbero a semplici strutture di deposito di atti gestite dagli Archivi di riferimento”). In sostanza dalla bozza di documento si evince che la struttura organizzativa, anche territoriale, dell’amministrazione non è più funzionale alle esigenze da soddisfare secondo il principio di buona amministrazione ma è chiamata a modellarsi passivamente sul numero dei lavoratori disponibili a prescindere, quindi, da una valutazione, qualitativa e quantitativa, dei servizi da assicurare ope legis all’utenza ossia ai cittadini. Tale modo di argomentare trova totalmente dissenzienti CGIL CISL e UIL. Ed invero per il sindacato confederale il sottodimensionamento dell’organico e la carenza di personale, destinata ad aggravarsi nel medio-lungo periodo, impongono non la contrazione degli Archivi (chiusura e/o loro trasformazione in strutture di deposito) ma L’AMPLIAMENTO DELL’ORGANICO, NUOVE ASSUNZIONI MEDIANTE CONCORSI PUBBLICI E LA COMPLETA
DIGITALIZZAZIONE DEI SERVIZI. Con riferimento proprio a tale ultimo aspetto la elaborazione del Piano Organizzativo del Lavoro Agile costituisce l’occasione per spingere sull’acceleratore della piena automazione degli uffici che è indispensabile per trasformare gli Archivi Notarili in una amministrazione moderna, interconnessa con le altre pubbliche amministrazioni e con i cittadini, a partire dalle figure libero professionali che si avvalgono dei servizi erogati dagli Archivi, al fine di slegare il più possibile lo svolgimento del lavoro dalla presenza fisica in ufficio e limitare al massimo, attraverso il ricorso al co-working, gli spostamenti sul territorio dei lavoratori chiamati, attraverso gli istituti della reggenza e della applicazione, a tamponare i vuoti di organico che diventano sempre più ampi. In tale ottica, utilizzando le cospicue risorse dell’amministrazione, per CGIL CISL e UIL occorre investire in software e hardware per ridurre al massimo le attività che devono essere svolte in presenza. L’elenco di tali ultime attività, contenuto nel paragrafo due della bozza (“modalità attuative del lavoro agile”), sorprendentemente non reca l’indicazione dell’attività ispettiva la quale, come è noto, ratione materiae deve essere espletata necessariamente on site. Tale elenco, inoltre, è estremamente generico e contiene la indicazione di attività che, in breve tempo mediante opportuni interventi, potrebbero essere svolte da remoto come l’attività di protocollo, la gestione degli appuntamenti, la gestione del centralino e la quasi totalità delle attività contabili.
Come già indicato per sommi capi nella bozza di POLA, l’amministrazione degli Archivi Notarili gode di autonomia finanziaria in quanto ha un bilancio autonomo con entrate proprie, senza alcun contributo da parte dello Stato. Grazie alle cospicue entrate, che derivano dalla riscossione di tasse, dei diritti corrisposti dall’utenza, dall’aggio sulla riscossione dei contributi che gli Archivi operano per conto della Cassa e del Consiglio nazionale del notariato, dalle sanzioni disciplinari pecuniarie applicate ai notai, la predetta amministrazione presenta quindi avanzi di gestione che dovrebbero essere impiegati, secondo espressa previsione normativa, per soddisfare le esigenze dell’Amministrazione stessa. Nonostante ciò gli Archivi Notarili da anni vivono ai margini della Giustizia, nella più assoluta noncuranza da parte dei vertici politici del Ministero. Questa grave indifferenza è inaccettabile per CGIL CISL e UIL. Le stesse per tale motivo chiedono l’apertura di un confronto sul futuro degli Archivi Notarili anche alle autorità che leggono per conoscenza.

Distinti saluti
Roma, 25 gennaio 2021

FP CGIL               CISL FP                   UIL PA
Antonacci              Marra                    Amoroso